Complementaria función de actividades que registran su origen desde la Edad Media hasta la actual era cibernética.
(Extractado del libro Los Archivos Públicos de Ramón Aguilera Murguía y Jorge Nacif Mina.)
La Archivística no es una disciplina aislada, sino que es parte de un grupo de disciplinas que adquieren un desarrollo como tales, en el marco de una serie de preocupaciones que el ser humano tuvo frente a los papeles que le servían como referencia jurídica y testimonial. La Archivística, junto con la Diplomática y la Paleografía tuvieron un importante impulso como disciplinas a mediados del siglo XVII. A través del tiempo el desarrollo de la archivística exigió el auxilio de otras disciplinas como la historia, el derecho, y actualmente las ciencias de la administración y la informática. Veamos de manera breve en qué consiste cada una de las principales que ayudan a la archivística y qué le aportan en su labor.
Éstas son: 1) – La Paleografía, 2) – la Diplomática, 3) – la Historia, 4) – el Derecho, y 5) – la tecnología informática.
1– La Paleografía es el tratado de las escrituras antiguas trazadas sobre soportes materiales suaves. Paleografía viene del término griego paleos (antiguo) y grafía (escritura.) Los objetivos de esta disciplina se pueden resumir en tres aspectos: a) – Leer y descifrar los signos gráficos de los correspondientes monumentos escritos; b) – Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio a fin de sacar de ellos materiales seguros en orden a la elaboración y construcción crítica de la historia, y C) – Analizar la naturaleza de los signos gráficos, no tanto en orden a aprovechar los elementos que dicho análisis suministre para el trabajo historiográfico en general, sino primero y antes que nada para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, su origen, su evolución, sus cambios y variantes.
2) – La Diplomática es el tratado del documento que lo analiza críticamente en todo su conjunto, pero especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación, en orden de averiguar su autenticidad.
El objeto de la Diplomática lo constituyen todos los documentos desde los más antiguos a los actuales, y no sólo los de origen medieval. Los conocimientos de diplomática sirven al archivero para conocer la tradición documental, si se trata de un original o de una copia, y en ese caso cuál es su clase: evaluar la autenticidad analizando los elementos formales a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qué grado: y conocer la tipología diplomática, que está en funciones del número y de la disposición de los elementos formales.
3) – La Historia es la memoria de la evolución de la humanidad y ayuda al archivista para comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos: conocer su estructura orgánica, las funciones y actividades desarrolladas, y para poder comprender el significado de los documentos y de las agrupaciones documentales para dotarlas de un organigrama objetivo y estable en el tiempo.
4) – La importancia que tiene el Derecho para la archivística viene dada por la propia naturaleza de los fondos documentales. Tanto los públicos como una parte muy significativa de los privados proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Es importante que el archivista conozca algunos campos del derecho. como son: la legislación básica del Estado; la legislación rectora del sector al que esté adscrita la entidad en donde da su servicio; el marco jurídico de los archivos, y la legislación sobre los procedimientos administrativos.
5) – Por cuanto a las tecnologías de la información se trata del conjunto de medios informáticos que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión de la información, así como las telecomunicaciones. El archivista debe conocer los avances en esta materia, ya que muchas de las nuevas tecnologías son susceptibles de ser aplicadas en múltiples tareas archivísticas. Por ejemplo, en el manejo de los archivos electrónicos, los instrumentos de descripciones automatizados, las digitalizaciones, la Internet, el manejo de imágenes con medios ópticos, etc.